Unternehmensrichtlinie zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Stand: Februar 2020

1. Einführung

Die XPAY GROUP hat sich den höchsten Standards bei der Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Finanzkriminalität (AFC) verpflichtet, einschließlich der Bekämpfung von Bestechung und Kor­ruption (ABC), der Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung (CTF), der Betrugsbekämpfung und anderer strafbarer Handlungen. Die Mitglieder des Vorstands und alle Mitarbeiter sind verpflichtet, sich an diese Standards zu halten, um die XPAY GROUP und ihren Ruf davor zu schützen, für Geldwäsche und/oder Terrorismusfinanzierung oder andere illegale Zwecke missbraucht zu werden. Die Bundesrepublik Deutschland ist ein Mitgliedsland der Financial Action Task Force (FATF) und der Europäischen Union (EU) und hat Gesetze und Vorschriften zur Umsetzung der Geldwäschebekämpfungspolitik der FATF und der EU erlassen. Das Ziel dieser Gesetze ist es, Geldwäsche und potenzielle Terrorismusfinanzierung aufzudecken und zu verhindern. Die XPAY GROUP hält sich an alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften in allen Ländern, in denen sie geschäftlich tätig ist oder zu denen sie Geschäftsbeziehungen unterhält. Die XPAY GROUP wird ihre AML- und AFC-Strategien, -Ziele und -Zielsetzungen laufend überprüfen und ein effektives Pro­gramm für ihre Geschäfte aufrechterhalten, das die besten Praktiken für einen diversifizierten, glob­alen Finanzdienstleister widerspiegelt. Die XPAY GROUP befasst sich mit allen AML-bezogenen Themen, insbesondere Know Your Customer (KYC), ABC, Sanktionen & Embargos und Betrugs­bekämpfung.  Für all diese Themen hat die XPAY-GROUP klare Regeln, Transaktionen und Kontoüberwachung eingeführt, die von allen von der XPAY-GROUP eingestellten oder beauftragten Mitarbeitern eingehalten werden müssen.

2. Allgemeine Rahmenbedingungen

Die Compliance-Abteilung untersteht direkt dem zuständigen Vorstandsmitglied.  Sie ist für die kon­zernweite Einhaltung der geltenden Vorschriften zu AML und Finanzkriminalität sowie der aus dem GwG abgeleiteten Verpflichtungen verantwortlich. Darüber hinaus ist die Compliance-Abteilung verantwortlich für die Einrichtung und Pflege des AML-Programms der XPAY GROUP zur Identi­fizierung, Bewertung, Überwachung und Verwaltung von Risiken im Zusammenhang mit Geld­wäsche, Terrorismusfinanzierung und Finanzkriminalität.

3. Richtlinien und Verfahren

Die XPAY GROUP hat eine klare Reihe von Richtlinien und Verfahren entwickelt, die ihre allge­meinen AML-Standards und -Prinzipien beschreiben. Detaillierte Dokumente stellen sicher, dass diese Standards im Tagesgeschäft umgesetzt werden.  Alle Richtlinien und Grundsatzdokumente müssen auf einer elektronischen Plattform veröffentlicht werden, so dass sie jederzeit von allen Mi­tarbeitern eingesehen werden können. Sie unterliegen einem regelmäßigen Überprüfungszyklus, um ihre Übereinstimmung mit den AML-Vorschriften sicherzustellen.

4. Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Bei der Geldwäsche werden finanzielle Vermögenswerte verschleiert, so dass sie verwendet werden können, ohne dass die illegale Aktivität, die sie hervorgebracht hat, entdeckt wird.  Durch Geld­wäsche wandelt der Kriminelle die aus kriminellen Aktivitäten stammenden Geldeinnahmen in Gelder mit einer scheinbar legalen Quelle um.  Die Geldwäsche wird im Allgemeinen als ein dreistufiger Prozess betrachtet: Einpreisung (placement), Verschleierung (layering) und Integration (integration).

  • Einspeisung:  Die physische Bewegung von Geldern aus illegalen Aktivitäten an einen Ort, der für die Strafverfolgung weniger verdächtig und für den Kriminellen bequemer ist, wie z.B. Finanzinstitute oder die Einzelhandelswirtschaft.  Die Platzierung kann zum Beispiel durch das Aufteilen großer Geldmengen in weniger auffällige kleinere Beträge erfolgen, die direkt auf ein Bankkonto oder eine Prepaid-Karte eingezahlt werden, oder durch den Kauf einer Reihe von Geldmitteln oder Geschenkkarten.  Bei der Platzierung wird oft die Praxis der Strukturierung angewendet, d.h. die illegale Praxis, große Geldbeträge in kleine zu zerlegen, um die Meldepflicht zu umgehen.
  • Verschleierung:  Der Prozess der Separierung der Erlöse von ihren illegalen Ursprüngen durch die Verwendung mehrerer, komplexer Finanztransaktionen.  In dieser Phase können Gelder durch den Kauf oder Verkauf von Anlageinstrumenten oder durch Überweisungen über Konten bei verschiedenen Institutionen kanalisiert werden.
  • Integration:  In dieser Phase werden illegale Erlöse wieder in die legale Wirtschaft einge­bracht und durch normale Finanz- oder Handelsgeschäfte in scheinbar legitime Ges­chäftseinnahmen umgewandelt.  Es könnte zum Beispiel in ein Unternehmen, Immobilien oder Luxusgüter investiert werden.

Während die Terrorismusfinanzierung im Allgemeinen mit den gleichen Methoden erfolgt, unter­scheidet sich die Ideologie hinter der Terrorismusfinanzierung erheblich von der Geldwäsche.  An­statt zu versuchen, kriminelle Gelder in scheinbar legitime Gelder umzuwandeln, kann die Terroris­musfinanzierung auch legitime Unternehmen und Einzelpersonen betreffen, die aus ideologischen, politischen oder anderen Gründen Mittel für terroristische Organisationen oder Aktivitäten bereitstel­len.

5. Verbotene Geschäftsbeziehungen

Die XPAY-GROUP lehnt die Eröffnung eines Kontos / eine Geschäftsbeziehung ab oder schließt ein bestehendes Konto / beendet eine Geschäftsbeziehung, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, die wahre Identität des Kunden und/oder der UBOs zu verifizieren und/oder die Art des Geschäfts oder die formalen Anforderungen bezüglich der Identifizierung des Kunden und/oder der UBOs nicht erfüllt sind.

Insbesondere wird die XPAY GROUP nicht

  • Vermögenswerte akzeptieren, von denen bekannt ist oder vermutet wird, dass diese aus kriminellen Aktivitäten stammen
  • Geschäftsbeziehungen mit natürlichen oder juristischen Personen aufnehmen/unterhalten, die als terroristische oder kriminelle Organisation oder als Mitglied einer solchen bekannt oder verdächtig sind oder auf Sanktionslisten geführt werden
  • anonyme Kundenkonten oder Konten von Briefkastenfirmen führen
  • Beziehungen mit Kunden aus Ländern mit besonderem Risiko eingehen oder,
  • Beziehungen mit Kunden aus verbotenen Branchen aufnehmen, insbesondere:Scheckeinlösung
    • Kinder- oder Tierpornographie
    • Inkassobüros
    • Illegale Arzneimittelverkäufe
    • Verkauf oder Herstellung von Drogenuntensilien
    • Illegales Glücksspiel
    • Vergewaltigung, Gewalt oder Hassverbrechen

6. Recherche und Einreichung von Berichten über verdächtige Aktivitäten (SARs)/ Ber­ichte über verdächtige Transaktionen (STRs)

Verdächtige Aktivitäten müssen innerhalb der jeweiligen Abteilungen der XPAY GROUP ord­nungsgemäß behandelt und weitergeleitet werden. Regelmäßige AML-Schulungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter an ihre Pflicht erinnert werden, jede verdächtige Aktivität rechtzeitig dem jeweiligen Compliance-Manager zu melden.

7. Management und Kontrollen von AML- und AFC-Risiken

Die XPAY-GROUP hat ein umfassendes Maßnahmenpaket zur Identifizierung, Verwaltung und Kontrolle ihres AML-Risikos entwickelt und implementiert. Diese Maßnahmen sind:

  • Überwachung von Transaktionen und Berichterstattung
  • Kontoüberwachung und Berichterstattung
  • ein umfassendes „Know Your Customer“-Programm (KYC) für Firmen- und Privatkunden
  • ein Schulungs- und Sensibilisierungsprogramm für Mitarbeiter der XPAY GROUP
  • ein zuverlässiges Verfahren für das „Political Exposed Persons“- (PeP) und Sanktionen-Screening

7.1. Risikoanalyse

Die XPAY GROUP hat eine fortlaufende AML-Risikoanalyse implementiert, um den Grad der Risikoexposition unter Berücksichtigung der Risiken der Kunden, Produkte, Dienstleistungen, Ein­heiten und geografischen Standorte des Unternehmens zu bewerten und aus dieser Analyse geeignete Sicherheitsmaßnahmen abzuleiten. Die AML-Sicherheitsmaßnahmen werden aus den Ergebnissen der AML-Risikoanalyse abgeleitet.

7.2. Kontrollen

Die Einhaltung des AML-Programms des Unternehmens muss regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Bemühungen des Unternehmens erfolgreich sind. Die Compliance- und AML-Analysten der XPAY GROUP sind daher für die Durchführung angemessener Kontrollen zuständig. Das Unternehmen versteht, dass es durch die Implementierung angemessener kunden- und geschäftsbezogener Kontrollen sicherstellen muss, dass alle geltenden AML-Anforderungen eingehalten werden und die Sicherheitsmaßnahmen ordnungsgemäß funktionieren.

7.3. KYC Programm

Die XPAY GROUP hat ein entsprechendes KYC-Programm implementiert, um sicherzustellen, dass alle Arten von Kunden (natürliche oder juristische Personen oder andere Rechtsstrukturen) einer angemessenen Identifizierung, Risikoeinstufung und Überwachung unterzogen werden.

Zu KYC gehört nicht nur die Kenntnis der Kunden und Unternehmen, mit denen das Unternehmen Geschäfte macht (entweder als Einzeltransaktion oder in einer laufenden Beziehung) oder Dienstleistungen für sie erbringt, sondern auch der letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer (UBOs), der Rechtsvertreter und der Zeichnungsberechtigten, soweit dies angemessen ist. Das Programm umfasst strenge Identifizierungsanforderungen, Namensprüfungsverfahren und die lau­fende Überwachung und regelmäßige Überprüfung aller bestehenden Geschäftsbeziehungen. Für Geschäftsbeziehungen mit politisch exponierten Personen (PEPs) und Kunden aus Ländern oder Branchen, die als risikoreich eingestuft werden, werden besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen.

7.4. Training Programm

Die XPAY-GRUPPE hat ein AML/AFC-Schulungsprogramm eingeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, insbesondere die für die Transaktionsverarbeitung und/oder die Anbahnung und/oder den Aufbau von Geschäftsbeziehungen zuständigen Personen, ein AML-Bewusstsein­straining absolvieren.

Die Schulung der XPAY-Gruppe ist auf das Unternehmen zugeschnitten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich der verschiedenen möglichen Muster und Techniken der Geldwäsche bewusst sind, die in ihrem täglichen Geschäft auftreten können. Die Schulung umfasst auch die allge­meinen Pflichten, die sich aus den geltenden externen (gesetzlichen und regulatorischen), internen Anforderungen und den daraus resultierenden individuellen Pflichten ergeben, die im täglichen Geschäft eingehalten werden müssen, sowie Hinweise zur Erkennung von Geldwäsche oder fi­nanzkriminellen Aktivitäten.

7.5. Embargo Programm

Die Einhaltung aller geltenden Embargos ist innerhalb der XPAY GROUP und für alle Mitarbeiter der XPAY GROUP verpflichtend. Alle EU-Embargobestimmungen und alle deutschen Embargo­bestimmungen sind für die gesamte XPAY-GROUP verbindlich. U.S.-Embargos gelten generell für US-Personen und jedes Unternehmen, unabhängig von ihrem Wohn- oder Arbeitsort oder Sitz, sowie für jede Person, die Geschäftsbeziehungen in der USA unterhält, sei es von innerhalb oder außerhalb der USA.

7.6. Bekämofung von Bestechung und Korruption und Betrugsbekämpfung

Die XPAY GROUP toleriert weder Bestechung noch irgendeine Form der Korruption. Allen Mi­tarbeitern der XPAY GROUP und Dritten, die im Namen der XPAY GROUP handeln, ist es streng­stens untersagt, sich an Bestechungs- und Korruptionsakten zu beteiligen.

Die XPAY-GROUP hat ein Anti-Betrugsprogramm implementiert, um sicherzustellen, dass das Un­ternehmen nicht für die Zwecke von betrügerischen Aktivitäten missbraucht wird oder dass Mi­tarbeiter keine betrügerischen Aktivitäten begehen oder dazu beitragen.

8. Aufbewahrungsfristen von Aufzeichnungen

Alle Daten, die gemäß der Kundenidentifikation und den AML-Sicherheitsmaßnahmen ermittelt wurden, müssen dokumentiert werden.  Die Aufzeichnungen müssen mindestens 5 Jahre lang auf­bewahrt werden, ungeachtet potenziell längerer Aufbewahrungsfristen nach örtlichem Zivil- oder Handelsrecht.

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